Wanneer aan het einde van het schooljaar de mutaties zijn verwerkt in het leerlingadministratiesysteem,
is het van belang dat je binnen het CMS een Jaarafsluiting doorvoert.
Zorg ervoor dat de Persoonlijke Inbox op tijd bijgewerkt en klaar is voor het nieuwe schooljaar.
Voordat je begint
Met het doorvoeren van de Jaarafsluiting zullen de volgende wijzigingen worden doorgevoerd:
-
Groepsgebonden gegevens (zoals Foto's en Klassenboek berichten) van het afgelopen schooljaar worden gearchiveerd.
Deze kunnen na het doorvoeren van de Jaarafsluiting via de Jaarafsluiting Archief worden gedownload. - Leerlingen gaan over naar de volgende groep.
- Eventuele nieuwe groepssamenstellingen worden geïmporteerd.
- Groepen en Leerlingen die niet meer in de import bestaan worden verwijderd uit het CMS.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in.
We raden je hierbij wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Wat blijft zoals het is:
- Nieuws en de Kalender blijven behouden.
- Formulieren. Hierbij dien je wel de gekoppelde groepen te veranderen naar de groepen van het nieuwe schooljaar.
- Alle niet-groepsgebonden bouwstenen en pagina's.
Quickstart
Zorgenloos starten, waarbij we veel zaken voor je uit handen nemen?
Wij bieden een online Quickstart aan, waarbij we je klaarstomen voor een nieuw schooljaar.
Deze training is ook ideaal voor nieuwe beheerders van de App!
Een Jaarafsluiting uitvoeren
Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren (EDEXML 2.0)
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan.
- Je gaat nu één of meerdere nieuw(e) EDEXML 2.0 of EDEX UWLR (nieuw) bestand(en) tegelijk importeren.
Dat doe je via de optie Bestand kiezen
Meerdere bestanden in één keer toevoegen doe je alleen wanneer je de Jaarafsluiting doorvoert.
Wil je in de loop van het jaar een Tussentijdse Import uitvoeren?
Bijvoorbeeld om het systeem up-to-date te houden.
Selecteer dan slechts één bestand per tussentijdse import.
-
Leerlingen die niet meer in het bestand voorkomen worden automatisch verwijderd en bestaande groepen worden aangepast volgens de nieuwe informatie in het EDEXML 2.0 bestand.
- Ouders die gekoppeld waren aan een leerling die dit schooljaar in een nieuwe groep zit worden automatisch aan de nieuwe groep gekoppeld.
- Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Je hebt de Jaarafsluiting nu afgerond
- Alle content zal nu zijn gearchiveerd en is terug te vinden onder Jaarafsluiting Archief.
- De leerlingen en/of Groepen die niet meer in de EDEXML bestaan zullen nu zijn verwijderd.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
Excel zonder BSN
Navigeer naar de Leerlingen importeren pagina, vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan en importeer een nieuw Excel bestand.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren
- Controleer of de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan staat, zo nee zet deze dan aan.
- Klik nu op Volgende stap om de Jaarafsluiting nogmaals door te voeren.
-
Leerlingen die niet meer in het bestand voorkomen worden automatisch verwijderd en bestaande groepen worden aangepast volgens de nieuwe informatie in het Excel bestand.
- Ouders die gekoppeld waren aan een leerling die dit schooljaar in een nieuwe groep zit worden automatisch aan de nieuwe groep gekoppeld.
- Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Je hebt de Jaarafsluiting nu afgerond
- Alle content zal nu zijn gearchiveerd en is terug te vinden onder Jaarafsluiting Archief.
- De leerlingen en/of Groepen die niet meer in de EXCEL bestaan zullen nu zijn verwijderd.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
ParnasSys
Vanaf 1 juli kan het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd.
Het nieuwe schooljaar start altijd op 1 augustus.
Het is ook mogelijk om vóór 1 juli een Jaarafsluiting door te voeren en het huidige schooljaar af te sluiten.
Enkel het nieuwe schooljaar zal dan nog niet worden geïmporteerd.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
Selecteer bovenaan altijd het nieuwe schooljaar.
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren
Opschoning
Kies optioneel andere gewenste opties (zoals het verwijderen van oude/lege groepen, leerlingen en logins/ouders). Dit kun je ook tijdens het lopende schooljaar doorvoeren. - Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
Daarbij zou je nog rekening kunnnen houden met de volgende zaken:
-
Maak je gebruik van gecombineerde groepen?
Dan maak je dit de eerstvolgende dag na de import in orde voor het nieuwe schooljaar. - Leerlingen en ouderaccounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
- Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar.
- Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
ESIS
Op 28-07 zal de koppeling met ESIS in het CMS automatisch gepauzeerd worden.
Het is van belang dat je de koppeling na 1 augustus opnieuw live zet en tegelijk de jaarafsluiting doorvoert.
Wanneer aan het einde van het schooljaar de mutaties zijn verwerkt in ESIS, zullen deze vanaf 1 augustus ook ingelezen worden vanuit het CMS.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden vanaf deze datum automatisch aangepast volgens de configuratie van het nieuwe schooljaar.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren.
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren
Opschoning
Kies optioneel andere gewenste opties (zoals het verwijderen van oude/lege groepen, leerlingen en logins/ouders). Dit kun je ook tijdens het lopende schooljaar doorvoeren. - Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
Informat
Vanaf 1 augustus kan het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd.
Het nieuwe schooljaar start altijd op 1 september.
Het is ook mogelijk om vóór 1 augustus een Jaarafsluiting door te voeren en het huidige schooljaar af te sluiten.
Enkel het nieuwe schooljaar zal dan nog niet worden geïmporteerd.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
-
LET OP: Selecteer bovenaan altijd het nieuwe schooljaar.
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren
Opschoning
Kies optioneel andere gewenste opties (zoals het verwijderen van oude/lege groepen, leerlingen en logins/ouders). Dit kun je ook tijdens het lopende schooljaar doorvoeren. - Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
WISA
Vanaf 1 augustus kan het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd.
Het nieuwe schooljaar start altijd op 1 september.
Het is ook mogelijk om vóór 1 augustus een Jaarafsluiting door te voeren en het huidige schooljaar af te sluiten.
Enkel het nieuwe schooljaar zal dan nog niet worden geïmporteerd.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren
Opschoning
Kies optioneel andere gewenste opties (zoals het verwijderen van oude/lege groepen, leerlingen en logins/ouders). Dit kun je ook tijdens het lopende schooljaar doorvoeren. - Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd.
Jaarafsluiting niet gelukt?
- Controleer dan nogmaals of je de stappen correct doorlopen hebt.
- Controleer ook of er een Archiefbestand is gemaakt via de Jaarafsluiting Archief.
- Controleer of je het juiste Schooljaar geselecteerd hebt.
Na de tweede controle
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Of wellicht heb je een andere vraag of probleem?
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
Na de Jaarafsluiting
Jaarafsluiting doorgevoerd?
Controleer dan of de CMS Logins en Absentie & Verlof formulieren juist staan ingesteld voor het nieuwe schooljaar.
Ook kan het zijn dat je koppelt met diensten zoals Schoolgesprek en een handmatige synchronisatie dient uit te voeren.
CMS logins
Controle CMS Logins
Kijk na het uitvoeren van de Jaarafsluiting op de CMS Logins pagina in het hoofdmenu van het CMS.
Controleer hier of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Absentieformulieren
Controle Absentieformulieren
Maken jullie gebruik van een absentie/ziekmeldformulier per groep?
Kijk na het uitvoeren van de Jaarafsluiting bij Content bewerken in het hoofdmenu van het CMS.
Formulieren staan vaak gekoppeld aan groepen en deze veranderen niet automatisch mee!
Je dient de groepen handmatig te veranderen voor ieder formulier.
Ook kan het zijn dat de e-mailadressen van de collega's niet meer kloppen en je deze dient aan te passen.
Controleer hier of de bouwsteen met de formulieren ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Controleer ook de formulieren zelf via Instellingen > Formulieren.
Schoolgesprek
Schoolgesprek koppeling
Maken jullie gebruik van de nieuwe koppeling met Schoolgesprek?
Kijk na het uitvoeren van de Jaarafsluiting in de Schoolgesprek omgeving om de ParentCom Synchronisatie opnieuw te starten.
Standaard worden de nieuwe gegevens niet automatisch gesynchroniseerd!
Controleer hier of de leerlingen en de ouders/verzorgers van het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd.
Gebruik hiervoor de optie Synchronisatie ParentCom
Jaarafsluiting Archief
Via het onderdeel Jaarafsluiting Archief kan je de bestanden van de afgelopen schooljaren downloaden.
Na het doorvoeren van de Jaarafsluiting worden de groepsgebonden gegevens ontkoppeld en gearchiveerd.
Wat wordt er gearchiveerd
- Klassenboek berichten & afbeeldingen
- Groepsberichten & afbeeldingen binnen de Persoonlijke Inbox
- Fotoalbums
Voor dit onderdeel dien je minimaal het recht tot het Persoonlijke Inbox te bezitten.
Beheerders hebben standaard toegang tot de Jaarafsluiting Archief.
Jaarafsluiting Archief downloaden
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga in het hoofdmenu via Overige naar Jaarafsluiting Archief
- Klik tenslotte aan de rechterkant op Download