Op deze pagina lees je hoe je de Persoonlijke Inbox op de juiste manier inricht.
Of dit nu vanuit de klassieke EDEXML 2.0 of EXCEL situatie of vanuit een LAS koppeling met ParnasSys, ESIS, Informat of WISA is, middels deze informatie stoom je jezelf klaar voor optimaal gebruik van het systeem ic.m. jullie School App.
Quickstart
Zorgeloos starten, waarbij we veel zaken voor je uit handen nemen?
Wij bieden een online Quickstart aan, waarbij we je klaarstomen voor een nieuw schooljaar.
Deze training is ook ideaal voor nieuwe beheerders van de App!
Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
De leerlingen (inclusief de geboortedatum en de laatste 4 cijfers van het BSN nummer) worden samen met de groepen geïmporteerd naar het CMS wanneer je voor het eerst een EDEXML 2.0 import uitvoert.
Voorbeeldtemplate:
Bekijk hoe een EDEXML bestand eruit ziet
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<EDEX>
<school>
<schooljaar>2022-2023</schooljaar>
<peildatum>2022-07-06</peildatum>
<brincode>01AB</brincode>
<schoolkey>123456789</schoolkey>
<aanmaakdatum>2022-07-06T12:00:00</aanmaakdatum>
<auteur>Martijn Fabrie</auteur>
<xsdversie>2.0</xsdversie>
</school>
<groepen>
<groep key="01234567891_lj_0">
<naam>Groep 1</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567892_lj_0">
<naam>Groep 2 </naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567893_lj_0">
<naam>Groep 3</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567894_lj_0">
<naam>Groep 4</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567895_lj_0">
<naam>Groep 5</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567896_lj_0">
<naam>Groep 6</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567897_lj_0">
<naam>Groep 7</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
<groep key="01234567898_lj_0">
<naam>Groep 8</naam>
<jaargroep>0</jaargroep>
</groep>
</groepen>
<leerlingen>
<leerling key="1">
<achternaam>Achternaam</achternaam>
<voornamen>Voornaam</voornamen>
<voorletters-1>A</voorletters-1>
<roepnaam>Adam</roepnaam>
<geboortedatum>2010-01-01</geboortedatum>
<geslacht>1</geslacht>
<jaargroep>1</jaargroep>
<groep key="01234567891_lj_0"/>
<bsn_ondwnr-4>1234</bsn_ondwnr-4>
<instroomdatum>2022-01-01</instroomdatum>
<uitstroomdatum>2028-01-01</uitstroomdatum>
</leerling>
</leerlingen>
<leerkrachten>
<leerkracht key="1">
<achternaam>Fabrie</achternaam>
<voorvoegsel></voorvoegsel>
<voornamen>Martijn</voornamen>
<voorletters-1>M.</voorletters-1>
<roepnaam>Martijn</roepnaam>
<groepen>
<groep key="01234567891_lj_0"/>
</groepen>
</leerkracht>
</leerkrachten>
</EDEX>
Ouders en verzorgers maken zelf een account aan vanuit de App en koppelen dit account ook zelf aan de gewenste leerling(en) door de gegevens van de leerling in te voeren.
Het is om die reden van belang dat je eerst alle leerlingen en groepen in het CMS importeert voordat je ouders vraagt een account aan te maken.
Ouders kunnen met dit account algemene berichten, Persoonlijke Inbox berichten, klassenboek berichten en meldingen ontvangen.
Het is niet nodig om de ouder/verzorger accounts te koppelen aan de groep.
Standaard staat namelijk de leerling al aan een groep gekoppeld.
Import uitvoeren
Zorg dat je een actueel EDEXML 2.0 bestand hebt geëxporteerd uit het LAS.
Exporteer je het EDEXML 2.0-bestand uit ParnasSys? Kies dan EDEX&UWLR (nieuw) op de exporteerpagina in ParnasSys.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren EDEXML 2.0
- Klik op de knop Bestand kiezen en kies een EDEXML 2.0 (met BSN4) leerlingen bestand.
- Kies voor Importeer data om het bestand te importeren.
- Klik op OK in het pop-up venster. Hiermee wordt bevestigd dat je het bestand wil importeren.
Het kan een aantal minuten duren voordat het bestand is geïmporteerd. Dit is afhankelijk van de bestandsgrootte. - Controleer de resultaten en voltooi de import.
Nadat je het EDEXML 2.0 bestand geïmporteerd hebt staan alle leerlingen en alle groepen in het CMS.
Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.
Excel zonder BSN
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
Maak je gebruik van de Persoonlijke Inbox met Excel import (zonder BSN-nummers)?
Dan importeer je de leerlingen, groepen en ouder/verzorger accounts middels een Excel bestand.
Je gebruikt hiervoor een vast template.
Download Template:
Het Excel bestand invullen
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
Download hier (nogmaals) de voorbeeld template (indien je deze nog niet gedownload hebt.)
Het is van belang dat je het Excel bestand secuur invult, lees deze handleiding daarom goed door.
Let er op dat ondermeer de volgende zaken niet mogen voorkomen in het Excel bestand:
- Tekstopmaak
- Specifieke waardes en tekens
- Opsommingen
- Andere/Overige Excel-opmaak
In het format staan vaste kolommen waarvan een aantal velden verplicht zijn.Dit zijn de rood gemarkeerde velden in het bestand.
Zorg er voor dat de verplichte velden in geen enkele rij leeg zijn.
| Id | Het unieke leerling-ID |
| Firstname | Voornaam leerling |
| Insertion | Tussenvoegsel(s) leerling |
| Lastname | Achternaam leerling |
| Postalcode | Postcode leerling |
| Gender | Geslacht leerling |
| Birthdate | Geboortedatum leerling |
| Group | Groep leerling |
| LoginFirstname | Voornaam ouder/verzorger |
| LoginInsertion | Tussenvoegsel(s) ouder/verzorger |
| LoginLastname | Achternaam ouder/verzorger |
| LoginPostalcode | Postcode ouder/verzorger |
| LoginEmailaddress | E-mailadres ouder/verzorger |
| LoginMobilephone | Telefoonnummer ouder/verzorger |
*Veld in rood gemarkeerd zijn verplicht.
Hou er rekening mee dat je zelf verantwoordelijk bent voor de ID's van de leerlingen in de eerste kolom van het Excel bestand. Gebruik bijvoorbeeld een nummering die begint met 1 en ken één unieke ID toe per leerling.
Wil je meerdere ouders/verzorgers direct koppelen aan één leerling?
Voeg dan voor deze leerling twee rijen toe aan het bestand. Let er op dat het leerling ID identiek is in beide rijen.
Import uitvoeren
Zorg dat je een actueel en compleet Excel bestand hebt samengesteld.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Bestand kiezen en kies het Excel bestand.
- Kies voor Volgende stap om het bestand te importeren.
- Klik op OK in het pop-up venster.
Hiermee wordt bevestigd dat je het bestand wil importeren.
Het kan een aantal minuten duren voordat het bestand is geïmporteerd.
Dit is afhankelijk van de bestandsgrootte. - Controleer de resultaten en voltooi de import door op 'Import uitvoeren' te klikken.
Nadat je het Excel bestand geïmporteerd hebt staan alle leerlingen en groepen in het CMS.
Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.
De CMS login kan gebruikt worden door de leerkracht van de betreffende groep
ParnasSys
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
Met de ParnasSys koppeling worden leerlingen, groepen en ouder/verzorger accounts direct geïmporteerd naar het CMS en iedere nacht automatisch bijgewerkt.
Ouders en verzorgers die nog geen persoonlijk account hebben ontvangen dankzij de koppeling automatisch een activatiemail op het e-mailadres dat vanuit ParnasSys is geïmporteerd.
Met behulp van een unieke link maken ze zelf een wachtwoord aan voor een persoonlijk account.
Deze accounts worden vanuit ParnasSys automatisch gekoppeld aan de juiste leerling(en) en groepen.
Ouders en verzorgers kunnen met dit account algemene berichten, Persoonlijke Inbox berichten, klassenboek berichten en meldingen ontvangen.
Tip: Maak je al langer gebruik van ons CMS en staan er al actieve ouderverzorger-accounts in het CMS. Het systeem kijkt naar de al bestaande ouder/verzorger accounts in het systeem en probeert ze te matchen met de gegevens in ParnasSys.
Ouders/verzorgers waarvan het e-mailadres in ParnasSys hetzelfde is als het e-mailadres in het CMS ontvangen geen nieuwe activatiemail; voor hen blijft het account dat al in het CMS staat actief.
De testfase
Nadat de koppeling met ParentCom binnen de omgeving van ParnasSys in orde is zullen de resultaten van de import vanuit het LAS altijd eerst als testfase beschikbaar worden in het CMS.
Zo kun je zelf bepalen wanneer je de koppeling daadwerkelijk activeert, en kun je de resultaten van de import eerst inzien en nakijken voordat je de automatische import definitief live zet.
Tip: Wanneer de koppeling in testfase staat behoud je de mogelijkheid om een EDEXML 2.0 import uit te voeren binnen het CMS.
De import vanuit ParnasSys wordt iedere nacht uitgevoerd. Vanaf het moment dat de import voor de eerste keer is uitgevoerd kun je de testfase import-resultaten nakijken in het CMS.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op resultaten import testfase
- Controleer of de resultaten van de import kloppen.
Kinderen worden pas geïmporteerd als ze 4 jaar of ouder zijn.
Wil je dat kinderen die jonger dan 4 zijn eerder geïmporteerd worden?
Hierdoor kun je ouders al vroegtijdig voorzien van een activatiebrief.
Neem dan contact op met onze supportafdeling
De koppeling live zetten
Als je akkoord gaat met de gegevens vanuit de testfase kun je klikken op 'Ik wil live'.
Alle groepen, leerlingen en accounts zoals te zien in de resultaten van de testimport worden definitief.
Activatiemail
Na het live zetten van de koppeling is het belangrijk om ouders en verzorgers van hun persoonlijk account te voorzien.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink hier Verstuur activatie mail aan om te beginnen met het versturen van de activatiemails naar ouders en verzorgers.
Ze ontvangen dan automatisch een activatiemail waarmee ze zelf een wachtwoord aan kunnen maken.
Tip: De instellingen import beheren pagina blijft altijd beschikbaar in het CMS om resultaten in te zien en dergelijke instellingen te beheren. Je kunt er ook voor kiezen om de activatiemails op een later moment pas te activeren.
De activatiemail:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele app gericht op oudercommunicatie. Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de app, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres. U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de app.
Download de ParentCom app uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de app, neem dan contact met onze school op.
Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig. Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Nadat de koppeling voor het eerst heeft gedraaid staan alle leerlingen, ouder/verzorger accounts en alle groepen in het CMS.
Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.
De CMS login kan gebruikt worden door de leerkracht van de betreffende groep. In het volgende hoofdstuk leggen we uit hoe je hier optimaal gebruik van maakt.
ESIS
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
Met de ESIS koppeling worden leerlingen, groepen en ouder/verzorger accounts direct geïmporteerd naar het CMS en iedere nacht automatisch bijgewerkt.
Ouders en verzorgers die nog geen persoonlijk account hebben ontvangen dankzij de koppeling automatisch een activatiemail op het e-mailadres dat vanuit ESIS is geïmporteerd. Met behulp van een unieke link maken ze zelf een wachtwoord aan voor een persoonlijk account. Deze accounts worden vanuit ESIS automatisch gekoppeld aan de juiste leerling(en) en groepen.
Ouders en verzorgers kunnen met dit account algemene berichten, Persoonlijke Inbox berichten, klassenboek berichten en meldingen ontvangen.
Tip: Maak je al langer gebruik van ons CMS en staan er al actieve ouderverzorger-accounts in het CMS. Het systeem kijkt naar de al bestaande ouder/verzorger accounts in het systeem en probeert ze te matchen met de gegevens in ESIS.
Ouders/verzorgers waarvan het e-mailadres in ESIS hetzelfde is als het e-mailadres in het CMS ontvangen geen nieuwe activatiemail; voor hen blijft het account dat al in het CMS staat actief.
De testfase
Nadat de koppeling met ParentCom binnen de omgeving van ESIS in orde is zullen de resultaten van de import vanuit het LAS altijd eerst als testfase beschikbaar worden in het CMS.
Zo kun je zelf bepalen wanneer je de koppeling daadwerkelijk activeert, en kun je de resultaten van de import eerst inzien en nakijken voordat je de automatische import definitief live zet.
Tip: Wanneer de koppeling in testfase staat behoud je de mogelijkheid om een EDEXML 2.0 import uit te voeren binnen het CMS.
De import vanuit ESIS wordt iedere nacht uitgevoerd. Vanaf het moment dat de import voor de eerste keer is uitgevoerd kun je de testfase import-resultaten nakijken in het CMS.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op resultaten import testfase
- Controleer of de resultaten van de import kloppen.
Kinderen worden pas geïmporteerd als ze 4 jaar of ouder zijn.
Wil je dat kinderen die jonger dan 4 zijn eerder geïmporteerd worden?
Hierdoor kun je ouders al vroegtijdig voorzien van een activatiebrief.
Neem dan contact op met onze supportafdeling
Groepen samenvoegen
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Groepen samenvoegen om groepen te selecteren die je wilt bundelen.
- Klik vervolgens op Toevoegen groep, en geef een naam aan de combinatiegroep (bijvoorbeeld 1-2A). Selecteer vervolgens de groepen 1A en 2A om ze toe te voegen aan deze combinatiegroep groep, klik op Opslaan en de groepen zullen samengevoegd worden tijdens de eerstvolgende import.
De koppeling live zetten
Als je akkoord gaat met de gegevens vanuit de testfase kun je klikken op 'Ik wil live'.
Alle groepen, leerlingen en accounts zoals te zien in de resultaten van de testimport worden definitief.
Activatiemail
Na het live zetten van de koppeling is het belangrijk om ouders en verzorgers van hun persoonlijk account te voorzien.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink hier 'Verstuur activatie mail' aan om te beginnen met het versturen van de activatiemails naar ouders en verzorgers.
Ze ontvangen dan automatisch een activatiemail waarmee ze zelf een wachtwoord aan kunnen maken.
Tip: De instellingen import beheren pagina blijft altijd beschikbaar in het CMS om resultaten in te zien en dergelijke instellingen te beheren. Je kunt er ook voor kiezen om de activatiemails op een later moment pas te activeren.
De activatiemail:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele app gericht op oudercommunicatie. Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de app, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres. U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de app.
Download de ParentCom app uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de app, neem dan contact met onze school op.
Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig. Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Nadat de koppeling voor het eerst heeft gedraaid staan alle leerlingen, ouder/verzorger accounts en alle groepen in het CMS.
Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.
De CMS login kan gebruikt worden door de leerkracht van de betreffende groep.
Informat
Introductie
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
- Leerlingen
- Ouder/Verzorger Accounts
- Groepen & Verzendlijsten
Deze gegevens worden direct geïmporteerd naar het CMS en iedere nacht automatisch bijgewerkt.
Ouders en verzorgers die nog geen persoonlijk account hebben ontvangen dankzij de koppeling automatisch een activatiemail op het e-mailadres dat vanuit Informat is geïmporteerd.
Met behulp van een unieke link maken ouders/verzorgers zelf een wachtwoord aan voor een persoonlijk account.
Deze accounts worden vanuit Informat automatisch gekoppeld aan de juiste leerling(en) en groepen.
Ouders en verzorgers kunnen met dit account ondermeer het volgende ontvangen:
- Algemene berichten
- Persoonlijke Inbox berichten
- Klassenboek berichten
- Meldingen (push/e-mailberichten)
Maak je al langer gebruik van het CMS en staan er al actieve ouder/verzorger accounts in het CMS?
Het systeem kijkt naar de al bestaande ouder/verzorger accounts in het systeem.
Vervolgens probeert deze de accounts te matchen met de gegevens in Informat.
Ouders/verzorgers waarvan het e-mailadres in Informat hetzelfde is als het e-mailadres in het CMS ontvangen geen nieuwe activatiemail; voor hen blijft het account dat al in het CMS staat actief.
De testfase
Nadat de koppeling met ParentCom binnen de omgeving van Informat in orde is zullen de resultaten van de import vanuit het LAS altijd eerst als testfase beschikbaar worden in het CMS.
Zo kun je zelf bepalen:
- Wanneer je de koppeling daadwerkelijk activeert
- De resultaten van de import eerst wilt inzien en nakijken voordat je de automatische import definitief live zet.
Wanneer de koppeling in testfase staat behoud je de mogelijkheid tot het gebruik van de EXCEL Import.
Importgegevens niet beschikbaar
Ontvang je de onderstaande melding wanneer je klikt op Resultaten import bekijken?Bekijk dan de handleiding van Informat m.b.t. het instellen van de juiste gebruikersrechten:
Activeren webservice (Informat Helpdesk)
De import vanuit Informat wordt iedere nacht uitgevoerd.
Vanaf het moment dat de import voor de eerste keer is uitgevoerd kun je de testfase import-resultaten nakijken in het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op resultaten import testfase
- Controleer of de resultaten van de import kloppen.
Kinderen worden pas geïmporteerd als ze 2,5 jaar of ouder zijn.
Wil je dat kinderen die jonger dan 2,5 zijn eerder geïmporteerd worden?
Hierdoor kun je ouders al vroegtijdig voorzien van een activatiebrief.
Neem dan contact op met onze supportafdeling
De koppeling live zetten
Als je akkoord gaat met de gegevens vanuit de testfase kun je klikken op 'Ik wil live'.
Alle groepen, leerlingen en accounts zoals te zien in de resultaten van de testimport worden definitief.
Activatiemail
Na het live zetten van de koppeling is het belangrijk om ouders en verzorgers van hun persoonlijk account te voorzien:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink hier Verstuur activatie mail aan om de activatiemails automatisch naar alle nieuw geïmporteerde ouders/verzorgers te versturen.
De pagina Instellingen import beheren blijft altijd beschikbaar in het CMS om resultaten in te zien.
Ook kun je vanuit hier dergelijke instellingen beheren.
Je kunt er ook voor kiezen om de activatiemails op een later moment pas te versturen.
De activatiemail:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele app gericht op oudercommunicatie. Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de app, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres. U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de app.
Download de ParentCom app uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de app, neem dan contact met onze school op.
Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig. Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Nadat de koppeling voor het eerst heeft gedraaid staan alle leerlingen, ouder/verzorger accounts en alle
groepen in het CMS. Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.De CMS login kan gebruikt worden door de leerkracht van de betreffende groep.
WISA
Introductie
Binnen de Persoonlijke Inbox werk je met drie hoofdonderdelen:
- Leerlingen
- Ouder/Verzorger Accounts
- Groepen & Verzendlijsten
Deze gegevens worden direct geïmporteerd naar het CMS en iedere nacht automatisch bijgewerkt.
Ouders en verzorgers die nog geen persoonlijk account hebben ontvangen dankzij de koppeling automatisch een activatiemail op het e-mailadres dat vanuit WISA is geïmporteerd.
Met behulp van een unieke link maken ouders/verzorgers zelf een wachtwoord aan voor een persoonlijk account.
Deze accounts worden vanuit WISA automatisch gekoppeld aan de juiste leerling(en) en groepen.
Ouders en verzorgers kunnen met dit account ondermeer het volgende ontvangen:
- Algemene berichten
- Persoonlijke Inbox berichten
- Klassenboek berichten
- Meldingen (push/e-mailberichten)
Maak je al langer gebruik van het CMS en staan er al actieve ouder/verzorger accounts in het CMS?
Het systeem kijkt naar de al bestaande ouder/verzorger accounts in het systeem.
Vervolgens probeert deze de accounts te matchen met de gegevens in WISA.
Ouders/verzorgers waarvan het e-mailadres in WISA hetzelfde is als het e-mailadres in het CMS ontvangen geen nieuwe activatiemail; voor hen blijft het account dat al in het CMS staat actief.
De testfase
Nadat de koppeling met ParentCom binnen de omgeving van WISA in orde is zullen de resultaten van de import vanuit het LAS altijd eerst als testfase beschikbaar worden in het CMS.
Zo kun je zelf bepalen:
- Wanneer je de koppeling daadwerkelijk activeert
- De resultaten van de import eerst wilt inzien en nakijken voordat je de automatische import definitief live zet.
Wanneer de koppeling in testfase staat behoud je de mogelijkheid tot het gebruik van de EXCEL Import.
De import vanuit WISA wordt iedere nacht uitgevoerd.
Vanaf het moment dat de import voor de eerste keer is uitgevoerd kun je de testfase import-resultaten nakijken in het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op resultaten import testfase
- Controleer of de resultaten van de import kloppen.
Kinderen worden pas geïmporteerd als ze 2,5 jaar of ouder zijn.
Wil je dat kinderen die jonger dan 2,5 zijn eerder geïmporteerd worden?
Hierdoor kun je ouders al vroegtijdig voorzien van een activatiebrief.
Maak dan gebruik van de "aantal dagen voor de startdatum optie" instelling in de Import instellingen.
De koppeling live zetten
Als je akkoord gaat met de gegevens vanuit de testfase kun je klikken op 'Ik wil live'.
Alle groepen, leerlingen en accounts zoals te zien in de resultaten van de testimport worden definitief.
Activatiemail
Na het live zetten van de koppeling is het belangrijk om ouders en verzorgers van hun persoonlijk account te voorzien:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink hier Verstuur activatie mail aan om de activatiemails automatisch naar alle nieuw geïmporteerde ouders/verzorgers te versturen.
De pagina Instellingen import beheren blijft altijd beschikbaar in het CMS om resultaten in te zien.
Ook kun je vanuit hier dergelijke instellingen beheren.
Je kunt er ook voor kiezen om de activatiemails op een later moment pas te versturen.
De activatiemail:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele app gericht op oudercommunicatie. Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de app, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres. U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de app.
Download de ParentCom app uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de app, neem dan contact met onze school op.
Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig. Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Nadat de koppeling voor het eerst heeft gedraaid staan alle leerlingen, ouder/verzorger accounts en alle
groepen in het CMS. Daarnaast wordt er binnen het CMS automatisch per groep een CMS-login aangemaakt.De CMS login kan gebruikt worden door de leerkracht van de betreffende groep.