Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je activatiemails naar ouders/verzorgers verstuurd.
Introductie
Een activatiemail is een e-mailbericht welke de ouder/verzorger vanuit het CMS systeem ontvangt.
Middels de mail kan de ouder/verzorger het account voor de App activeren.
Activatiemails zijn altijd maximaal 72 uur (3 dagen) geldig.
Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
Maak je als school gebruik van de Persoonlijke Inbox met handmatige EDEXML 2.0 import?
Een activatiemail hoeft (en kan) niet worden verstuurd.
Ouders maken in dat geval zelf een account aan binnen de App.
Het is daarom belangrijk om goed naar ouders te communiceren voor zij voor het eerst met de school App gaan werken.
Bekijk hiervoor het onderdeel Voorbeeldbrief.
LAS Koppeling
Bij het gebruik van een LAS koppeling ontvangen nieuwe ouders en verzorgers automatisch een activatiemail vanuit het CMS.
Bekijk hiervoor het onderdeel Automatisch versturen en Handmatig in bulk versturen.
Voorbeeld activatiemail
Onderstaand tref je een voorbeeld van de activatiemail die naar ouders/verzorgers wordt verstuurd:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele App gericht op oudercommunicatie.
Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de App, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres.
U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de App.
Download de Basisschool App uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de App, neem dan contact met onze school op.
[Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.]
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig.
Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Voorbeeldbrief
Onderstaande voorbeeldbrief kan gebruikt worden om de ouders te informeren over het gebruik van de App op school.
Deze tekst kun je overnemen en op je eigen briefpapier afdrukken.
Eventueel kun je nog tekstuele aanpassingen doen, zoals het toevoegen van de naam van je school.
Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
Beste ouder/verzorger,
Via deze brief willen wij leuk nieuws met u delen. Vanaf heden hebben
wij onze eigen school App! Hiermee houden we u op de hoogte van alle
communicatie vanuit de school naar de ouders. Deze App omvat onder andere
een digitale jaarkalender, nieuws, contactinformatie en nog veel meer.
Wij nodigen u uit om snel een kijkje te nemen!
Wat moet u hiervoor doen?
Om toegang tot de App te krijgen downloadt u de 'Basisschool App' in de AppStore
(iOS) of de Google Play Store (Android). Nadat u deze gedownload heeft,
klikt u op 'Ga verder'. Vervolgens zoekt u op de schoolnaam. Op deze
wijze installeert u onze school App op uw telefoon.
Daarna krijgt u de vraag om een login voor uzelf aan te maken. U klikt
hiervoor op 'Vraag een inlog aan'. Vervolgens vult u uw eigen gegevens
in en vult u de laatste 4 cijfers van het BSN nummer en de geboortedatum
van uw kind in. Hierdoor koppelt u uzelf aan uw kind. U kunt na deze
stap meerdere kinderen koppelen aan uw account.
Uw wachtwoord aanvraag ontvangt u op uw e-mailadres. Controleer uw spambox
wanneer u de mail niet kan vinden. Met deze gegevens kunt u vervolgens
inloggen. U heeft nu toegang tot alle buttons in de App (zonder inlog
heeft u beperkte toegang). Ook zijn er een aantal buttons gefilterd op
klas gerelateerde informatie. Zo ziet u alleen de klassenpagina’s en
fotoalbums van de groepen waar u een kind (of kinderen) in heeft zitten.
Waarom hebben we voor een App gekozen?
Wij willen graag dat u gemakkelijk en snel op de hoogte blijft van de
informatie van onze school. Met een App bent u in staat om zeer eenvoudig
de info tot u te nemen, op een moment dat het u schikt. Wij zullen deze
App als eerste communicatievorm gaan gebruiken. Hierdoor bent u ervan
verzekerd dat de App altijd de meest recente en juiste informatie bevat.
Wij zijn van plan u pushberichten te sturen. Dit is een ideale manier
om u snel te kunnen bereiken met een korte boodschap. Wij willen u daarom
verzoeken om de rechten hiervoor aan te laten staan. Wij zullen uiteraard
in acht nemen dat we pushberichten niet onnodig vaak zullen gebruiken.
Het communiceren via deze App is ook volledig AVG-Proof! De informatie
van uw kind(eren) is goed beveiligd en foto’s zijn niet inzichtelijk
voor ouders die geen kind in dezelfde klas hebben zitten. Uiteraard bent
u nog steeds vrij om bij ons aan te geven of uw kind wel of niet op de
foto mag!
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en hopen
dat u net zo enthousiast bent met deze ontwikkeling als dat wij zijn.
Met enthousiaste groeten,
[naam school]Excel zonder BSN & LAS Koppelingen
Beste ouder/verzorger,
Via deze brief willen wij leuk nieuws met u delen.
Vanaf heden hebben wij onze eigen school App!
Hiermee houden we u op de hoogte van alle communicatie vanuit de school naar de ouders. Deze App omvat onder andere een digitale jaarkalender, nieuws, contactinformatie en nog veel meer.
Wij nodigen u uit om snel een kijkje te nemen!
Wat moet u hiervoor doen?
Om toegang tot de App te krijgen downloadt u de 'Basisschool App' in de AppStore (iOS) of de Google Play Store (Android). Nadat u deze gedownload heeft, klikt u op 'Ga verder'. Vervolgens zoekt u op de schoolnaam. Op deze wijze installeert u onze school App op uw telefoon. U ontvangt ook een persoonlijke login-activatiemail.
Waarom hebben we voor een App gekozen?
Wij willen graag dat u gemakkelijk en snel op de hoogte blijft van de informatie van onze school. Met een App bent u in staat om zeer eenvoudig de info tot u te nemen, op een moment dat het u schikt.
Wij zullen deze App als eerste communicatievorm gaan gebruiken. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat de App altijd de meest recente en juiste informatie bevat.
Wij zijn van plan u pushberichten te sturen. Dit is een ideale manier om u snel te kunnen bereiken met een korte boodschap.
Wij willen u daarom verzoeken om de rechten hiervoor aan te laten staan.
Wij zullen uiteraard in acht nemen dat we pushberichten niet onnodig vaak zullen gebruiken.
Het communiceren via deze App is ook volledig AVG-Proof!
De informatie van uw kind(eren) is goed beveiligd en foto’s zijn niet inzichtelijk voor ouders die geen kind in dezelfde klas hebben zitten.
Uiteraard bent u nog steeds vrij om bij ons aan te geven of uw kind wel of niet op de foto mag!
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en hopen dat u net zo enthousiast bent met deze ontwikkeling als dat wij zijn.
Met enthousiaste groeten,
[Naam school]
Automatisch versturen
Bij het gebruik van een LAS koppeling kan je nieuwe ouders/verzorgers automatisch de activatiebrief sturen.
Zorg er hierbij voor dat je de vinkoptie in de instellingen van de koppeling aan hebt staan.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Je komt nu in het hoofdmenu terecht:
- Kies bij Leerlingen voor Instellingen Import Beheren
- Je komt nu in het overzichtscherm van de koppeling terecht.
Zet via ACCOUNTS de vinkoptie:
Verstuur activatie mail aan nieuw geïmporteerde accounts en inactieve accounts... op AAN. - Klik tenslotte op Opslaan
Bij de eerstvolgende import (in de nacht) worden automatisch activatiemails gestuurd naar alle nieuwe accounts.
Dit is naar alle accounts die nog niet eerder een e-mail hebben ontvangen.
Hebben deze accounts al wel eerder een e-mail ontvangen?
Bekijk hiervoor het onderdeel Handmatig in bulk versturen en Handmatig versturen.
Handmatig versturen
Via activatiemails
Ook is het mogelijk om activatiemails handmatig in bulk naar ouders/verzorgers te versturen.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Je komt nu in het hoofdmenu terecht:
- Kies bij Ouder/verzorger accounts voor Overzicht
- Kies vervolgens in het overzicht bovenaan voor de optie Activatiemails
- In de lijst Verstuur activatie mail kun je de groepen bekijken met Actieve ouders en Niet actieve ouders.
Kies hier bij een groep voor Bekijk ouders
Via een wachtwoord link
Wil je handmatig een activatiemail versturen of naar bijvoorbeeld één of enkele ouders/verzorgers?
In dat geval is het mogelijk om dit te doen middels de wachtwoord-reset optie.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Je komt nu in het hoofdmenu terecht:
- Kies bij Ouder/verzorger accounts voor Overzicht
- Zoek bij zoekterm naar de naam of het e-mailadres van de ouder of verzorger en klik op Filter
- Klik vervolgens op het potloodje achter de login om deze te bewerken.
- Klik in het het scherm Wijzigen login voor het Verstuur wachtwoordlink per e-mail vinkje.
- Klik tenslotte op Opslaan
Komt de wachtwoord resetmail niet binnen bij de ouder?
Laat de ouder/verzorger nakijken of de mail niet in de Ongewenste mail/Spam terecht gekomen is.
Meer hierover lees je op de pagina 'E-mail problemen oplossen'.