Wanneer aan het einde van het schooljaar de mutaties zijn verwerkt in het leerlingadministratiesysteem, is het van belang dat je binnen het CMS een jaarafsluiting doorvoert.
Zorg er voor dat de Persoonlijke Inbox op tijd bijgewerkt en klaar is voor het nieuwe schooljaar.
Met het doorvoeren van de jaarafsluiting zal content (foto's en klassenboek berichten) van het afgelopen schooljaar gearchiveerd worden, gaan leerlingen over naar de volgende groep en worden groepen en leerlingen die niet meer bestaan verwijderd uit het CMS.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Een jaarafsluiting uitvoeren
Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Leerlingen importeren (EDEXML 2.0)'.
- Vink de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan en importeer één of meerdere nieuw(e) EDEXML 2.0 of EDEX&UWLR (nieuw) bestand(en) tegelijk via de optie Bestand kiezen.
Meerdere bestanden in één keer toevoegen doe je alleen wanneer je de jaarafsluiting doorvoert.
wil je in de loop van het jaar een tussentijdse import uitvoeren om het systeem up-to-date te houden, selecteer dan slechts één bestand per tussentijdse import.
- Leerlingen die niet meer in het bestand voorkomen worden automatisch verwijderd en bestaande groepen worden aangepast volgens de nieuwe informatie in het EDEXML 2.0 bestand.
- Ouders die gekoppeld waren aan een leerling die dit schooljaar in een nieuwe groep zit worden automatisch aan de nieuwe groep gekoppeld.
- Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Tip: Het Archief is bereikbaar via het hoofdmenu van het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Overige naar de Jaarafsluiting Archief.
Jaarafsluiting niet gelukt?
We hebben de functie voor het archiveren gebouwd met diverse veiligheids-checkpunten, zodat er geen content verloren zal gaan. Daardoor kan het zijn dat de jaarafsluiting niet is gelukt.
Het CMS-systeem heeft op dat moment een gewone EDEXML import gedaan.
Hierdoor is er geen content gearchiveerd en verwijderd.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd. Enkel alleen toegevoegd.
Oplossing
Je lost dit op door de EDEXML met het vinkje van de jaarafsluiting aan, nogmaals te importeren:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Leerlingen importeren (EDEXML 2.0)'.
- Controleer of de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan staat, zo nee zet deze dan aan.
- Klik nu op Volgende stap om de Jaarafsluiting nogmaals door te voeren.
Wanneer de jaarafsluiting is voldaan, zal de content zijn gearchiveerd en de leerlingen en/of groepen die niet meer in de EDEXML bestaan verwijderd.
Lukt het de tweede keer ook niet?
Neem dan contact op met support.
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
Excel zonder BSN
Navigeer naar de Leerlingen importeren pagina, vink de optie 'Jaarafsluiting uitvoeren' aan en importeer een nieuw Excel bestand.
- Leerlingen die niet meer in het bestand voorkomen worden automatisch verwijderd en bestaande groepen worden aangepast volgens de nieuwe informatie in het Excel bestand.
- Ouders die gekoppeld waren aan een leerling die dit schooljaar in een nieuwe groep zit worden automatisch aan de nieuwe groep gekoppeld.
- Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Tip: Het Archief is bereikbaar via het hoofdmenu van het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Overige naar de Jaarafsluiting Archief.
Jaarafsluiting niet gelukt?
We hebben de functie voor het archiveren gebouwd met diverse veiligheids-checkpunten, zodat er geen content verloren zal gaan.
Daardoor kan het zijn dat de jaarafsluiting niet is gelukt. Het CMS-systeem heeft op dat moment een gewone Excel import gedaan.
Hierdoor is er geen content gearchiveerd en verwijderd.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd. Enkel alleen toegevoegd.
Oplossing
Je lost dit op door de Excel met het vinkje van de jaarafsluiting aan, nogmaals te importeren:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Leerlingen importeren'.
- Controleer of de optie Jaarafsluiting uitvoeren aan staat, zo nee zet deze dan aan.
- Klik nu op Volgende stap om de Jaarafsluiting nogmaals door te voeren.
Wanneer de jaarafsluiting is voldaan, zal de content zijn gearchiveerd en de leerlingen en/of groepen die niet meer in de Excel bestaan verwijderd.
Lukt het de tweede keer ook niet?
Neem dan contact op met support.
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
ParnasSys
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Instellingen import beheren'.
- LET OP: Selecteer bovenaan altijd het nieuwe schooljaar.
- Vink de optie 'Jaarafsluiting uitvoeren' en andere gewenste opties (zoals 'Geen lege groepen meenemen in de import') aan.
- Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Tip: Het Archief is beschikbaar via het hoofdmenu van het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Overige naar de Jaarafsluiting Archief.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Jaarafsluiting niet gelukt?
We hebben de functie voor het archiveren gebouwd met diverse veiligheids-checkpunten, zodat er geen content verloren zal gaan.
Daardoor kan het zijn dat de jaarafsluiting niet is gelukt. Hierdoor is er geen content gearchiveerd en verwijderd.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd.
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Neem dan contact op met support.
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
ESIS
Wanneer aan het einde van het schooljaar de mutaties zijn verwerkt in ESIS, zullen deze vanaf 1 augustus ook ingelezen worden vanuit het CMS.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden vanaf deze datum automatisch aangepast volgens de configuratie van het nieuwe schooljaar.
Op 28-07 zal de koppeling met ESIS in het CMS automatisch gepauzeerd worden.
Het is van belang dat je de koppeling na 1 augustus opnieuw live zet en tegelijk de jaarafsluiting doorvoert.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Instellingen import beheren'.
- LET OP: Selecteer bovenaan altijd het nieuwe schooljaar.
- Vink de optie 'Jaarafsluiting uitvoeren' en andere gewenste opties (zoals 'Geen lege groepen meenemen in de import') aan.
- Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Tip: Het Archief is beschikbaar via het hoofdmenu van het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Overige naar de Jaarafsluiting Archief.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Jaarafsluiting niet gelukt?
We hebben de functie voor het archiveren gebouwd met diverse veiligheids-checkpunten, zodat er geen content verloren zal gaan.
Daardoor kan het zijn dat de jaarafsluiting niet is gelukt. Hierdoor is er geen content gearchiveerd en verwijderd.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd.
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Neem dan contact op met support.
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.
Informat
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox.
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor 'Instellingen import beheren'.
- LET OP: Selecteer bovenaan altijd het nieuwe schooljaar.
- Vink de optie 'Jaarafsluiting uitvoeren' en andere gewenste opties (zoals 'Geen lege groepen meenemen in de import') aan.
- Klik nu op Opslaan om de Jaarafsluiting door te voeren.
De eerstvolgende nacht wordt automatisch een import uitgevoerd.
- Indien je gebruik maakt van gecombineerde groepen, maak dit dan na de nachtelijke import in orde voor het nieuwe schooljaar.
- Leerlingen en ouder/verzorger accounts die niet meer in het nieuwe schooljaar voorkomen, worden automatisch verwijderd.
Bestaande groepen, leerlingen en ouder/verzorger accounts worden aangepast volgens de configuratie van het gekozen schooljaar. - Ouders en verzorgers die nog geen account hadden, ontvangen automatisch een e-mail waarmee ze hun App account kunnen activeren.
Informatie die aan groepen was gerelateerd (bijvoorbeeld klassenboek, Persoonlijke Inbox berichten en foto albums) wordt gearchiveerd en is daardoor niet meer zichtbaar in de App.
Tip: Het Archief is beschikbaar via het hoofdmenu van het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl.
- Ga via Overige naar de Jaarafsluiting Archief.
Ouders en verzorgers nemen hun accounts mee het nieuwe schooljaar in, maar we raden je wel aan om te controleren of de CMS logins ook aansluiten op het nieuwe schooljaar.
Jaarafsluiting niet gelukt?
We hebben de functie voor het archiveren gebouwd met diverse veiligheids-checkpunten, zodat er geen content verloren zal gaan.
Daardoor kan het zijn dat de jaarafsluiting niet is gelukt. Hierdoor is er geen content gearchiveerd en verwijderd.
Ook zijn er geen groepen gewijzigd of leerlingen verwijderd.
Heb je een mail ontvangen met een uitgebreidere foutmelding?
Neem dan contact op met support.
We kijken samen naar de situatie en hoe we het voor je op kunnen lossen.