De lokalen zijn opgeruimd, de roosters liggen klaar, en straks stromen de gangen weer vol met leerlingen – nieuwe én bekende gezichten. Ook in de ParentCom App is de start van het nieuwe schooljaar zo gemaakt: binnen een paar klikken is deze klaar voor gebruik, worden nieuwe leerlingen geïmporteerd, bestaande leerlingen in de juiste groepen geplaatst en krijgt de content van vorig jaar een veilig plekje in het archief.
Op deze pagina leest u hoe u de Jaarstart doorvoert voor een frisse, soepele start, wanneer in het CMS gebruik gemaakt wordt van de koppeling met schooladministratiesysteem Informat.
Jaarstart doorvoeren
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga in het menu Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Klik bij het onderdeel Leerlingen op Instellingen import beheren
- Selecteer indien gewenst bij 'Accounts' de optie om nieuwe ouders/verzorgers automatisch een activatiemail te sturen.
- Selecteer de optie Jaarstart doorvoeren
-
Klik op Opslaan om de jaarstart door te voeren.
Tijdens de eerstvolgende nacht wordt de import automatisch doorgevoerd.
De volgende dag zijn de nieuwe groepsindelingen en de koppelingen tussen groepen, leerlingen en ouders beschikbaar. Wanneer de optie 'activatiemails' is geselecteerd, dan ontvangen nieuwe ouders/verzorgers automatisch een e-mail. -
Liever alles nog even rustig uitgelegd zien? In deze video doorlopen we de stappen van de jaarstart nogmaals, stap voor stap:
Koppeling met Schoolgesprek
Wordt er gebruikgemaakt van een automatische koppeling met Schoolgesprek?
Controleer na het doorvoeren van de jaarstart in de Schoolgesprek omgeving om de ParentCom Synchronisatie opnieuw te starten.
Controleer hier of de leerlingen en de ouders/verzorgers van het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd.
Gebruik hiervoor de optie Synchronisatie ParentCom.
- Ga naar app.schoolgesprek.nl
- Log in met uw Schoolgesprek inloggegevens.
- Ga naar het tabblad Leerlingen en kies voor Synchronisatie ParentCom
- Vul tenslotte de naam en het Instellingsnummer van de school in.
Op deze manier worden de actuele gegevens geïmporteerd.
De Schoolgesprek omgeving staat nu klaar voor de start van het nieuwe schooljaar.
Archieven
Via het onderdeel Archieven kunt u de bestanden van de afgelopen schooljaren downloaden.
Na het doorvoeren van de jaarstart worden de groepsgebonden gegevens ontkoppeld en gearchiveerd.
Wat wordt er gearchiveerd
- Klassenboek berichten & afbeeldingen
- Groepsberichten & afbeeldingen binnen de Persoonlijke Inbox
- Fotoalbums
Voor dit onderdeel dient u minimaal over het recht tot de Persoonlijke Inbox te beschikken.
Beheerders hebben standaard toegang tot 'Archieven'.
Archiefbestand downloaden
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga in het hoofdmenu via Overige naar Archieven
- Klik tenslotte aan de rechterkant op Download