Op deze pagina wordt uitgelegd hoe de Testfase en de Livegang werken van de koppeling met Informat.
De testfase
Nadat de koppeling tussen ParentCom en Informat tot stand is gebracht, zullen de resultaten van de import vanuit Informat altijd eerst in de testfase beschikbaar zijn in het CMS.
De import vanuit Informat wordt standaard iedere nacht uitgevoerd.
De testfase maakt het mogelijk om te bepalen:
- Wanneer je de koppeling daadwerkelijk activeert.
- De resultaten van de import eerst wilt inzien en nakijken, voordat je de automatische import definitief live zet.
Wanneer de koppeling in testfase staat behoud je de mogelijkheid tot het gebruik van de EXCEL Import.
Vanaf het moment dat de import voor de eerste keer is uitgevoerd kun je de testfase import-resultaten nakijken in het CMS:
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op Resultaten import bekijken
- Controleer of de resultaten van de import kloppen.
Kinderen worden vanaf de startdatum (zoals vermeld in Informat) geïmporteerd.
Wil je dat kinderen eerder geïmporteerd worden en hierdoor al vroegtijdig worden voorzien van een activatiebrief?
Maak dan gebruik van de "aantal dagen voor de startdatum optie" instelling in de Import instellingen.
De koppeling live zetten
Wanneer je akkoord bent met de gegevens vanuit de testfase, dan klik je op 'Ik wil live'.
Alle groepen, leerlingen en accounts zoals te zien in de resultaten van de testimport worden definitief:
De pagina 'Instellingen import beheren' blijft altijd beschikbaar in het CMS om resultaten in te zien.
Ook kun je vanuit hier dergelijke extra instellingen beheren.
De optie van de EXCEL Import komt hiermee te vervallen en wordt vervangen door de Informat koppeling.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik bovenaan de pagina op Ik wil live
- Wacht nu tot de gegevens de dag erna zijn geïmporteerd.
De synchronisatie vindt altijd gedurende de nacht plaats.
Activatiemails versturen
Na het live zetten van de koppeling is het belangrijk om ouders en verzorgers van een eigen persoonlijke account te voorzien.
Hiervoor is het mogelijk om activatiemails te versturen:
Je kunt er ook voor kiezen om de activatiemails pas op een later moment te versturen.
Het vinkje laat je in dat geval uitgeschakeld en in plaats daarvan verstuur je de activatiemails handmatig.
Maak nu een keuze om de activatiemails naar ouders:
- Automatisch te laten versturen (volg onderstaande stappen).
- Handmatig te versturen (klik dan hier).
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Vink hier Verstuur activatie mail aan:
- Klik tenslotte op Opslaan
De activatiemails worden hierdoor vanaf de volgende dag automatisch naar alle nieuw geïmporteerde ouders verstuurd.
Daarnaast krijgen alle inactieve ouder accounts die nog geen activatiemail hebben gehad ook een e-mail.
Voorbeeld van de activatiemail:
[logo school]
Beste [naam ouder/verzorger],
Onze school maakt gebruik van een mobiele app gericht op oudercommunicatie. Om toegang te krijgen tot de afgeschermde onderdelen van de app, hebben wij een account voor u aangemaakt.
De gebruikersnaam is dit e-mailadres. U hoeft dus enkel nog een wachtwoord in te stellen, waarna u direct kunt inloggen in de app.
Download de ParentCom app uit de store en zoek naar '[Naam school]'.
Heeft u nog vragen over het downloaden van de app, neem dan contact met onze school op.
Klik hier om uw wachtwoord in te stellen.
Of kopieer de volgende link in uw browser: [link]
De link om het wachtwoord in te stellen is 72 uur geldig. Hierna kunt u een nieuwe link opvragen.
Met vriendelijke groet,
[naam school]
Na Livegang / De eerste import
Nadat de koppeling voor de eerste keer heeft gedraaid zijn alle leerlingen, ouder/verzorger accounts en alle groepen in het CMS gezet.
Aansluitend kun je de medewerkers gaan toevoegen via de CMS Logins.
Vraag & Antwoord
Problemen bij het maken van de koppeling tussen Informat en ParentCom?
Bekijk dan de onderstaande vragen & antwoorden:
Geen gegevens
Wanneer je een melding krijgt te zien dat er momenteel nog geen gegevens beschikbaar zijn, kan dit twee dingen betekenen:
- De gegevens zijn nog niet gesynchroniseerd.
- De gegevens van de koppeling zijn niet correct.
De gegevens zijn nog niet gesynchroniseerd
Oplossing: De import vanuit Informat wordt iedere nacht uitgevoerd. Wacht tot de volgende dag en de gegevens zullen beschikbaar zijn.
De gegevens van de koppeling zijn niet correct
Oplossing: Controleer of dat de gegevens kloppen binnen de Informat omgeving en de stappen van de installatie juist zijn uitgevoerd.
Bekijk hiervoor deze pagina voor meer informatie.
Lukt het hierna nog niet? Neem dan contact met ons op.
CMS Logins worden niet geïmporteerd
Medewerkers (CMS Logins) worden helaas niet automatisch geïmporteerd.
Voeg deze na de import toe aan het CMS door de handleiding CMS Logins te volgen.