Op deze pagina kun je de veelgestelde vragen over de leerling- en schooladministratiekoppeling terugvinden.
Wat gebeurt er als de koppeling geactiveerd wordt, nadat ik al een CSV/EDEXML geïmporteerd heb?
Is er in een eerder stadium reeds een handmatige CSV of EDEXML import gedaan?
Dan is dit geen probleem!
De reeds gekoppelde ouders/verzorgers worden op basis van hun e-mailadres herkend in ons systeem.
Deze ouders/verzorgers ontvangen geen nieuwe uitnodiging om hun account te activeren.
Is er binnen het schooladministratiesysteem een ander e-mailadres bekend dan in het CMS vermeld staat?
Dan ontvangt deze ouder/verzorger wel een nieuwe uitnodiging.
Jaarstart en nieuw schooljaar
Wat gebeurt er na het doorvoeren van een Jaarstart van het oude schooljaar en de start van het nieuwe schooljaar?
- Voor de WISA- en ESIS koppelingen, herkent het systeem automatisch het nieuwe schooljaar.
- Voor de overige koppelingen (Informat & ParnasSys), dien je zelf het nieuwe schooljaar te selecteren.
De nieuwe gegevens voor het nieuwe schooljaar worden niet automatisch ingeladen.
Daarvoor dient er eerst een jaarstart plaats te vinden van het voorgaande schooljaar.
Meerdere kinderen per ouder/verzorger
Heeft een ouder/verzorger meerdere kinderen?
Indien er nog een kind op school komt van reeds gekoppelde ouders/verzorgers, wordt dit kind automatisch toegevoegd aan deze ouders/verzorgers, standaard tot één week voordat het kind 4 jaar wordt.
Dit gebeurt automatisch. Naast het toevoegen van het kind aan het schooladministratiesysteem hoeft de school niets te doen.
Er is een kind aangemaakt die zich reeds heeft aangemeld, maar nog geen 4 jaar is
Er is een kind aangemaakt in het schooladministratiesysteem die zich al heeft aangemeld, maar nog geen 4 jaar is.
Wanneer kunnen de ouders/verzorgers een activatiemail ontvangen?
Van de kinderen die 4 jaar of ouder zijn, worden de gegevens automatisch naar het CMS geïmporteerd.
Daarnaast zijn deze beschikbaar om een activatiemail naar de ouders/verzorgers te versturen.
Kinderen die binnen één week 4 jaar worden, worden ook geïmporteerd en zijn vanaf dat moment beschikbaar om een activatiemail naar de ouders/verzorgers te versturen.
Maakt je gebruik van een koppeling met WISA of Informat?
Dan kun je via de "aantal dagen"-optie kiezen hoeveel dagen leerlingen die nog geen 4 jaar zijn van tevoren worden geïmporteerd.
Hoe worden leerlingen toegevoegd die halverwege het jaar instromen?
Als leerlingen worden aangemaakt in het schooladministratiesysteem, worden deze ook automatisch toegevoegd aan het CMS.
Iedere nacht worden de gegevens uit het schooladministratiesysteem automatisch opgehaald.
Vervolgens kan er een activatiemail verstuurd worden naar de ouders/verzorgers.
Wanneer wordt er een activatiemail verstuurd naar de ouders/verzorgers?
De beheerder van de school bepaalt zelf of een activatiemail handmatig of automatisch wordt verstuurd naar de ouders/verzorgers die hun account nog niet hebben geactiveerd.
Standaard worden deze e-mails niet automatisch verstuurd en kan de beheerder ervoor kiezen om alle niet geactiveerde accounts een activatie e-mail te sturen.
Mocht je gewend zijn aan het systeem, dan bestaat er de mogelijkheid om deze handmatige actie er tussenuit te halen en er voor te kiezen om automatisch activatie e-mails te sturen. Dit kan aangezet worden via de Import Instellingen pagina van het CMS.
Krijgen ouders/verzorgers die al een account hebben én ingelogd zijn, nogmaals een activatiemail?
Nee, ouders/verzorgers die al zijn ingelogd, blijven ook ingelogd en ontvangen niet nogmaals een activatiemail.
Mocht het zo zijn dat de ouder/verzorger zich heeft aangemeld met een e-mailadres dat niet bekend is in het schooladministratiesysteem, dan ontvangt deze nogmaals een activatiemail op dat betreffende e-mailadres.
De ouder/verzorger hoeft dit account niet te activeren en kan het bestaande account blijven gebruiken. Er gaat geen data verloren.
Blijft mijn huidige combinatiegroep bestaan?
Als jouw combinatiegroep ook in het schooladministratiesysteem als combinatiegroep staat, blijft deze groep gewoon bestaan.
Bij de import wordt de groep namelijk door het CMS herkend.
Heb je zelf combinatiegroepen in het CMS gemaakt?
Dan herkent het schooladministratiesysteem die groep niet en wordt deze dus bij de eerste import uit elkaar gehaald.
Jij kunt ze dan zelf weer bij elkaar voegen. Dit blijft dan zo tot dat er een jaarstart wordt uitgevoerd.
Wanneer combinatiegroepen na de eerste import worden opgesplitst, verdwijnt ook de content die aan die groepen gekoppeld was.