Op deze pagina leggen we uit welke instellingen je kunt maken voor de koppeling met je leerling- of schooladministratiesysteem.
Deze informatie is ook van toepassing voor de EDEXML- en EXCEL zonder BSN importvarianten.
Instellingen beheren
Om de instellingen te bekijken en eventuele aanpassingen aan te brengen, volg je de onderstaande stappen.
De import van een koppeling wordt standaard iedere nacht uitgevoerd.
Wijzigingen die je doorvoert zullen de volgende dag beschikbaar zijn.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga in het hoofdmenu via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
Instellingenoverzicht
Er zijn een aantal instellingen mogelijk die bepalen wat er gebeurt bij de eerstvolgende import.
Sommige instellingen zijn vergelijkbaar met de instellingen bij een handmatige import zoals EDEXML en EXCEL zonder BSN.
De onderstaande afbeelding betreft een voorbeeld van de instellingenpagina van een koppeling.
De instellingen kunnen per persoonlijke inbox variant verschillen:
Te importeren schooljaar
Hier kan het schooljaar worden gekozen welke bij de eerstvolgende synchronisatie zal worden geïmporteerd:
Het geselecteerde schooljaar is leidend en blijft staan tot dat je het schooljaar zelf wijzigt naar een ander/nieuw schooljaar.
Enkel de ParnasSys en Informat koppelingen maken hier gebruik van.
| Naamgeving in het CMS: | "Te importeren schooljaar" |
| Van toepassing voor: | ParnasSys, Informat |
| Extra informatie: | Standaard staat het huidige schooljaar geselecteerd. |
Accounts
Via het onderdeel Accounts kan worden bepaald om ouders/verzorgers automatisch een activatiemail te sturen.
Alleen gebruikers die nieuw worden toegevoegd aan de import, ontvangen een e-mail met een link om hun account te activeren.
Deze e-mail kan ook later handmatig worden verzonden.
| Naamgeving in het CMS: | "Verstuur activatie mail aan nieuw geïmporteerde accounts en inactieve accounts die ook nog geen mail hebben ontvangen" |
| Van toepassing voor: | ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie uitgeschakeld. |
Leerlingen
Via het onderdeel Leerlingen kan worden bepaald om leerlingen zonder groep mee te nemen naar het CMS:
Dit zijn dus leerlingen die vanuit het administratiesysteem niet (meer) aan een groep gekoppeld zijn.
Voor WISA en Informat koppelingen is het ook mogelijk om leerlingen volgens een bepaalde startdatum te importeren.
| Naamgeving in het CMS: | "Importeer alleen leerlingen die aan een groep zijn gekoppeld." |
| Van toepassing voor: | ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie ingeschakeld. |
WISA & Informat
Voor WISA en Informat koppelingen is het mogelijk om leerlingen volgens een bepaalde startdatum te importeren.
Hiervoor kan het gewenste aantal dagen via de koppeling pagina worden aangegeven:
| Naamgeving in het CMS: | "Importeer alleen leerlingen die aan een groep zijn gekoppeld." |
| Van toepassing voor: | Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie uitgeschakeld. |
Groepen
Via het onderdeel Groepen kan worden bepaald om de groepen met dezelfde naam of functie samen te voegen:
Bijvoorbeeld de kleuterklassen worden dan als 1 groep getoond en niet per leerjaar apart.
| Naamgeving in het CMS: | "Combineer samengestelde groepen tot 1 groep" |
| Van toepassing voor: | EDEXML 2.0, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie ingeschakeld. |
Opschoning
Via het onderdeel Opschoning kan worden bepaald om de leerlingen, ouder accounts en groepen die niet in de bron voorkomen, bij een eerstvolgende import automatisch worden verwijderd:
Met de bron wordt het administratiesysteem bedoeld vanuit waar de gegevens worden geïmporteerd.
CMS Logins (medewerkers) worden met deze optie niet verwijderd.
| Naamgeving in het CMS: | "Verwijder leerlingen, accounts en groepen die niet in de import voorkomen." |
| Van toepassing voor: | EDEXML 2.0, EXCEL zonder BSN, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie uitgeschakeld. |
Via het onderdeel Opschoning kan worden bepaald om de logins die niet (langer) gekoppeld zijn aan leerlingen of groepen, worden verwijderd:
Dit is zowel tijdens een opschoning als tijdens een Jaarstart mogelijk.
| Naamgeving in het CMS: | "Verwijder niet gekoppelde accounts." |
| Van toepassing voor: | ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie uitgeschakeld. |
Jaarstart
Via het onderdeel Jaarstart kan het nieuwe schooljaar worden opgestart en de groepsgebonden content te archiveren:
Aangemaakte ouder/verzorger accounts met kinderen die nog op school zitten blijven gewoon bestaan.
De bestaande groepen worden aangepast naar aanleiding van de data uit de nieuwe import.
Oude groepen en oud-leerlingen, zoals schoolverlaters en uitgeschreven leerlingen, zullen worden verwijderd.
Op basis van het Te importeren schooljaar kan het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd (ParnasSys en Informat koppelingen).
Alles over de Jaarstart lees je op deze pagina.
Content zoals fotoalbums, Persoonlijke Inbox groepsberichten, Klassenboek berichten worden gearchiveerd naar een archiefbestand.
Tegelijkertijd worden deze gegevens uit het CMS verwijderd.
Het archiefbestand kan in het hoofdmenu worden teruggevonden in het Archieven onderdeel.
| Naamgeving in het CMS: | "Jaarstart doorvoeren." |
| Van toepassing voor: | EDEXML 2.0, EXCEL zonder BSN, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA |
| Extra informatie: | Standaard staat deze optie uitgeschakeld. |