Op deze pagina leggen we uit welke instellingen je kunt maken voor de koppeling met je leerling- of schooladministratiesysteem.
De informatie is ook van toepassing voor EDEXML of EXCEL zonder BSN imports.
Introductie
Er zijn een aantal instellingen mogelijk die bepalen wat er gebeurt bij de eerstvolgende import.
Deze zijn vergelijkbaar met de instellingen bij de handmatige EDEXML en EXCEL import.
De import van een koppeling wordt standaard iedere nacht uitgevoerd.
- Ga naar het CMS via cms.parentcom.nl
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
Instellingen
Er zijn een aantal instellingen mogelijk die bepalen wat er gebeurt bij de volgende import.
Sommige instellingen zijn vergelijkbaar met de instellingen bij de handmatige import.
Te importeren schooljaar
Hier kan het schooljaar worden gekozen welke bij de eerstvolgende synchronisatie wordt geïmporteerd:
Het geselecteerde schooljaar is leidend en blijft staan tot dat je het schooljaar wijzigt naar een ander/nieuw schooljaar.
Enkel de ParnasSys en Informat koppelingen maken hier gebruik van.
Naamgeving in het CMS:
"Te importeren schooljaar"
- Standaard staat het huidige schooljaar geselecteerd.
Van toepassing voor:
ParnasSys, Informat
Logins
Via het onderdeel Logins kan worden bepaald of nieuwe ouders automatisch een activatiemail mogen ontvangen.
Alleen gebruikers die nieuw worden toegevoegd aan de import, ontvangen een e-mail met een link om hun account te activeren:
Deze e-mail kan ook later handmatig worden verzonden.
Naamgeving in het CMS:
"Verstuur activatie mail aan nieuw geïmporteerde logins en inactieve logins die ook nog geen mail hebben ontvangen"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
ParnasSys, ESIS, Informat, WISA
Leerlingen
Via het onderdeel Leerlingen kan worden bepaald om geen leerlingen zonder groep mee te nemen naar het CMS:
Dit zijn dus leerlingen die vanuit het administratiesysteem niet (langer) aan een groep gekoppeld zijn.
Voor WISA en Informat koppelingen is het ook mogelijk om leerlingen volgens een bepaalde startdatum te importeren.
Naamgeving in het CMS:
"Geen leerlingen zonder groep meenemen in de import"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
ParnasSys, ESIS, Informat, WISA
WISA & Informat
Voor WISA en Informat koppelingen is het mogelijk om leerlingen volgens een bepaalde startdatum te importeren.
Hiervoor kan het gewenste aantal dagen via de koppeling pagina worden aangegeven:
Naamgeving in het CMS:
"X aantal dagen voor de startdatum importeren"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
Informat, WISA
Groepen
Via het onderdeel Groepen kan worden bepaald om de groepen met dezelfde naam of functie samen te voegen:
Bijvoorbeeld de kleuterklassen worden dan als 1 groep getoond en niet per leerjaar apart.
Naamgeving in het CMS:
"Combineer samengestelde groepen tot 1 groep"
- Standaard staat deze optie ingeschakeld.
Van toepassing voor:
EDEXML 2.0, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA
Opschoning
Via het onderdeel Opschoning kan worden bepaald om de leerlingen, ouder logins en groepen die niet in de bron voorkomen, bij een eerstvolgende import automatisch worden verwijderd:
Met de bron wordt het administratiesysteem bedoeld vanuit waar de gegevens worden geïmporteerd.
CMS Logins (medewerkers) worden met deze optie niet verwijderd.
Naamgeving in het CMS:
"Niet aanwezige leerlingen, logins en groepen verwijderen"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
EDEXML 2.0, EXCEL zonder BSN, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA
Via het onderdeel Opschoning kan worden bepaald om de logins die niet (langer) gekoppeld zijn aan leerlingen of groepen, worden verwijderd:
Dit is zowel tijdens een opschoning als tijdens een Jaarafsluiting mogelijk.
Naamgeving in het CMS:
"Bij het uitvoeren van de opschoning of de jaarafsluiting, alle lege logins verwijderen"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
ParnasSys, ESIS, Informat, WISA
Jaarafsluiting
Via het onderdeel Jaarafsluiting kan worden bepaald om het huidige schooljaar af te sluiten en de groepsgebonden content te archiveren:
Aangemaakte ouder logins met kinderen die nog op school zitten blijven gewoon bestaan.
De bestaande groepen worden aangepast naar aanleiding van de data uit de nieuwe import.
Oude groepen en oud-leerlingen, zoals schoolverlaters en uitgeschreven leerlingen, zullen worden verwijderd.
Op basis van het Te importeren schooljaar kan het nieuwe schooljaar worden geïmporteerd (ParnasSys en Informat koppelingen).
Alles over de Jaarafsluiting lees je op deze pagina.
Content zoals fotoalbums, Persoonlijke Inbox groepsberichten, Klassenboek berichten worden gearchiveerd naar een archiefbestand.
Tegelijkertijd worden deze gegevens uit het CMS verwijderd.
Het archiefbestand kan in het hoofdmenu worden teruggevonden in het Jaarafsluiting Archief.
Naamgeving in het CMS:
"Jaarafsluiting uitvoeren"
- Standaard staat deze optie uitgeschakeld.
Van toepassing voor:
EDEXML 2.0, EXCEL zonder BSN, ParnasSys, ESIS, Informat, WISA