Kies hieronder de handleiding die voor jouw Persoonlijke Inbox variant van toepassing is:
EDEXML 2.0
Tussentijdse import uitvoeren
Wil je groepen tijdens het lopende schooljaar bijwerken of meerdere leerlingen in één keer toevoegen?
Hiervoor kun je een tussentijdse EDEXML 2.0 import uitvoeren.
Dit kan een gedeeltelijke import zijn van bijvoorbeeld de nieuwe leerlingen, of een complete import van de gehele school.
Wanneer je een tussentijdse import uitvoert, komt er altijd alleen maar nieuwe informatie bij.
Er wordt hiermee dus niets verwijderd binnen het CMS systeem.
Hiervoor voer je een Jaarafsluiting door.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren (EDEXML 2.0)
- Vink hier de volgende opties uit:
- Verwijder leerlingen uit groep wanneer zij niet voorkomen in de import
- Jaarafsluiting uitvoeren - Kies bij Bladeren... het EDEXML 2.0 bestand om deze te importeren.
- Klik op Volgende stap
- Je krijgt nu mogelijk de volgende melding te zien:
"Weet u zeker dat u naar de volgende stap (overzicht) wilt gaan? Er wordt nog niets uitgevoerd als u verder gaat."
Klik hierbij op OK om door te gaan. - Als alle gegevens in het overzicht kloppen, klik je tenslotte op Import uitvoeren
Worden er nieuwe groepen toegevoegd bij de import?
Dan worden er automatisch extra CMS Logins voor iedere groep aangemaakt.
Handmatig leerlingen toevoegen
Indien je slechts enkele leerlingen wilt toevoegen kun je er ook voor kiezen om deze leerlingen handmatig toe te voegen.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Klik hier op Leerling toevoegen
De laatste 4 cijfers van het BSN zijn nodig om de leerling aan een ouder/verzorger account te kunnen koppelen, en dus belangrijk om in te vullen. - Wanneer de leerling aan het systeem is toegevoegd, ga je terug naar het hoofdmenu van het CMS.
Kies hier opnieuw bij Instellingen voor de Persoonlijke Inbox - Klik via Groepen & verzendlijsten op de Overzicht optie.
- Bewerk de groep waar de leerling aan toegevoegd moet worden (klik op het bewerken icoon).
- Gebruik het zoekveld om te zoeken op de naam van de leerling en klik op Toevoegen
- Druk onderaan de pagina op Opslaan en de leerling is toegevoegd aan de groep.
Staan de leerlingen in het systeem?
Dan is het voor ouders en verzorgers mogelijk om een account aan te maken en deze te koppelen aan de leerling.
Nieuwe groepen combineren
Groepen kunnen ook direct gecombineerd worden tijdens een import.
De groepen die gecombineerd moeten worden dienen dezelfde naam te hebben (bijvoorbeeld Groep 1/2).
Dit pas in het LAS aan, vanuit waar je de EDEXML2.0 exporteert.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren (EDEXML 2.0)
- Zorg hier dat Combineer samengestelde groepen tot 1 groep aangevinkt is.
- Kies bij Bladeren... het EDEXML 2.0 bestand om deze te importeren.
- Klik op Volgende stap
- Je krijgt nu mogelijk de volgende melding te zien:
"Weet u zeker dat u naar de volgende stap (overzicht) wilt gaan? Er wordt nog niets uitgevoerd als u verder gaat."
Klik hierbij op OK om door te gaan. - Als alle gegevens in het overzicht kloppen, klik je tenslotte op Import uitvoeren
Bestaande groepen combineren
Verdeelt het LAS de combinatiegroepen in twee of meerdere groepen en wil je deze groepen combineren?
Dan kun je dat handmatig veranderen.
Wil je deze groepen behouden maar ook een aparte lijst met beide groepen?Maak dan een verzendlijst aan.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Klik bij Groepen & Verzendlijsten op het Overzicht
- Klik aan de rechterkant op Bewerken bij de groep waar je een andere groep aan toe wilt voegen.
Wijzig eventueel de naam van de groep zodat de omschrijving duidelijker is. - Kies het tabblad Leerlingen de leerligen die je wilt toevoegen (deze kan je opzoeken).
- Voeg hier de leerlingen via de knop Toevoegen uit de andere helft van de combinatiegroep.
- Klik op Opslaan
- Verwijder tenslotte de helft van de combinatiegroep die niet meer nodig zijn.
Zie je de verwijderoptie (het rode kruis) niet staan?
Neem dan contact met ons op.
Excel zonder BSN
Tussentijdse import uitvoeren
Wil je groepen tijdens het lopende schooljaar bijwerken of meerdere leerlingen in één keer toevoegen?Hiervoor kun je een tussentijdse Excel import uitvoeren.
Gebruik hiervoor het originele Excel bestand dat gebruikt is bij de eerste import, zo weet je zeker dat de leerling-ID's in orde zijn.
Via het CMS kun je altijd het laatst geïmporteerde bestand downloaden.
Dit bestand kun je aanvullen met informatie en vervolgens opnieuw importeren.
Wanneer je een tussentijdse import uitvoert, komt er altijd alleen maar nieuwe informatie bij.
Er wordt hiermee dus niets verwijderd binnen het CMS systeem.
Hiervoor voer je een Jaarafsluiting door.
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Leerlingen importeren
- Vink hier de volgende opties uit:
- Niet aanwezige leerlingen, logins en groepen verwijderen
- Jaarafsluiting uitvoeren - Kies bij Bladeren... het Excel bestand om deze te importeren.
- Klik op Volgende stap
- Je krijgt nu mogelijk de volgende melding te zien:
"Weet u zeker dat u naar de volgende stap (overzicht) wilt gaan? Er wordt nog niets uitgevoerd als u verder gaat."
Klik hierbij op OK om door te gaan. - Als alle gegevens in het overzicht kloppen, klik je tenslotte op Import uitvoeren
Worden er nieuwe groepen toegevoegd bij de import?
Dan worden er automatisch extra CMS Logins voor iedere groep aangemaakt.
ParnasSys
Het CMS haalt iedere nacht informatie op uit ParnasSys.
Dit heeft als gevolg dat de groepen, leerlingen & ouder-logins in het CMS automatisch up-to-date zijn.
Wijzigingen voer je daarom exclusief door in de ParnasSys omgeving.
Voer je een wijziging exclusief door in het CMS?
Dan zal de wijziging worden overschreven door de synchronisatie met ParnasSys.
Groepen samenvoegen
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Groepen samenvoegen om groepen te selecteren die je wilt bundelen.
- Klik vervolgens op Toevoegen groep, en geef een naam aan de combinatiegroep (bijvoorbeeld 1-2A).
- Selecteer vervolgens bijvoorbeeld de groepen 1A en 2A om ze toe te voegen aan deze combinatiegroep.
- Tot slot klik je op Opslaan
De groepen zullen worden samengevoegd tijdens de eerstvolgende import.
ESIS
Het CMS haalt iedere nacht informatie op uit ESIS.
Dit heeft als gevolg dat de groepen, leerlingen & ouder-logins in het CMS automatisch up-to-date zijn.
Wijzigingen voer je daarom exclusief door in de ESIS omgeving.
Voer je een wijziging exclusief door in het CMS?
Dan zal de wijziging worden overschreven door de synchronisatie met ESIS.
Groepen samenvoegen
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Groepen samenvoegen om groepen te selecteren die je wilt bundelen.
- Klik vervolgens op Toevoegen groep, en geef een naam aan de combinatiegroep (bijvoorbeeld 1-2A).
- Selecteer vervolgens bijvoorbeeld de groepen 1A en 2A om ze toe te voegen aan deze combinatiegroep.
- Tot slot klik je op Opslaan
De groepen zullen worden samengevoegd tijdens de eerstvolgende import.
Informat
Het CMS haalt iedere nacht informatie op uit Informat.
Dit heeft als gevolg dat de groepen, leerlingen & ouder-logins in het CMS automatisch up-to-date zijn.
Wijzigingen voer je daarom exclusief door in de Informat omgeving.
Voer je een wijziging exclusief door in het CMS?
Dan zal de wijziging worden overschreven door de synchronisatie met Informat.
Groepen samenvoegen
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Groepen samenvoegen om groepen te selecteren die je wilt bundelen.
- Klik vervolgens op Toevoegen groep, en geef een naam aan de combinatiegroep (bijvoorbeeld 1-2A).
- Selecteer vervolgens bijvoorbeeld de groepen 1A en 2A om ze toe te voegen aan deze combinatiegroep.
- Tot slot klik je op Opslaan
De groepen zullen worden samengevoegd tijdens de eerstvolgende import.
WISA
Het CMS synchroniseert iedere nacht informatie met WISA.
Dit heeft als gevolg dat de groepen, leerlingen & ouder-logins in het CMS automatisch up-to-date zijn.
Wijzigingen voer je daarom exclusief door in de WISA omgeving.
Voer je een wijziging exclusief door in het CMS?
Dan zal de wijziging worden overschreven door de synchronisatie met WISA.
Groepen samenvoegen
- Ga via Instellingen naar de Persoonlijke Inbox
- Kies via het onderdeel Leerlingen voor Instellingen import beheren
- Klik op de knop Groepen samenvoegen om groepen te selecteren die je wilt bundelen.
- Klik vervolgens op Toevoegen groep, en geef een naam aan de combinatiegroep (bijvoorbeeld 1-2A).
- Selecteer vervolgens bijvoorbeeld de groepen 1A en 2A om ze toe te voegen aan deze combinatiegroep.
- Tot slot klik je op Opslaan
De groepen zullen worden samengevoegd tijdens de eerstvolgende import.
Quickstart
Zorgenloos starten, waarbij we veel zaken voor je uit handen nemen?
Wij bieden een online Quickstart aan, waarbij we je klaarstomen voor een nieuw schooljaar.
Deze training is ook ideaal voor nieuwe beheerders van de App!